Garantieabwicklung für Baumaschinenhändler
Bagger, Radlader oder Verdichtungstechnik: Bei Baumaschinen zählt jeder Standtag. Wenn die Maschine wieder läuft, ist die Garantieabwicklung aber erst zur Hälfte erledigt. Erstattio zeigt, welche Anträge, Entscheidungen und Gutschriften noch offen sind.
- Alle Marken in einer Übersicht
- Fotos und Berichte am Vorgang
- Neben Ihrer Händlersoftware
Reparatur zuerst, Antrag danach
Im Baumaschinenhandel wird oft direkt auf der Baustelle repariert. Der Servicetechniker kümmert sich um die Maschine; Schadensfotos, Stundenstand und Prüfbericht kommen erst später ins Büro. Bis der Garantieantrag beim Hersteller liegt, vergehen dadurch leicht Tage oder Wochen, und manchmal wird er ganz vergessen.
In Erstattio entsteht der Vorgang deshalb schon mit der Reparatur. Fotos und Dokumente lassen sich direkt am Vorgang ablegen, sobald sie da sind. Ist sieben Tage nach dem Reparaturdatum noch keine Einreichung dokumentiert, erscheint die Aufgabe „Antrag vorbereiten“ in der Aufgabenliste, zugewiesen an die verantwortliche Person des Vorgangs.
Was zu einem Baumaschinen-Vorgang gehört
Maschine eindeutig benennen
Maschine, Seriennummer und Werkstattauftrag machen den Vorgang auffindbar. Die Suche ignoriert Leerzeichen, Bindestriche und Punkte, damit auch unterschiedlich geschriebene Seriennummern gefunden werden.
Verfahren festhalten
Garantie, Kulanz oder Gewährleistung wird pro Vorgang dokumentiert. Die rechtliche Einordnung trifft Ihr Team; Erstattio trennt die Fälle nur sauber.
Belege mit Versionen
Schadensfotos, Prüfberichte und Herstellerschreiben als PDF, PNG oder JPEG bis 10 MB. Neue Versionen ergänzen ältere Dateien, statt sie zu ersetzen.
Standort zuordnen
Arbeiten Sie mit mehreren Niederlassungen, trägt jeder Vorgang seinen Standort – auch beim CSV-Import.
Zwischen Anerkennung und Buchung
Der Hersteller entscheidet, und die Gutschrift folgt meist gesammelt für mehrere Anträge. Erstattio hält jede Stufe einzeln fest:
Herstellerentscheidung erfassen
Anerkannter und abgelehnter Betrag mit Begründung, vorläufig oder endgültig. Widersprüchliche Beträge – mehr anerkannt und abgelehnt als beantragt – werden als Aufgabe gemeldet, nicht still korrigiert.
Gutschrift zuordnen
Die Sammelgutschrift wird einmal erfasst und auf die Vorgänge verteilt, zu denen sie gehört. Jede Zuordnung bestätigen Sie ausdrücklich.
Buchungsnachweis festhalten
Ist die Gutschrift in der Buchhaltung gebucht, wird das in Erstattio bestätigt. Danach lässt sich der Vorgang abschließen.
Wie Teilgutschriften, Stornos und Rückbelastungen dabei behandelt werden, zeigt die Seite Herstellergutschriften zuordnen.
Für Serviceleitung, Buchhaltung und Geschäftsführung
Alle Beteiligten arbeiten im selben Arbeitsbereich, aber mit passenden Rechten:
- Verwaltung organisiert Zugänge und das Abo.
- Bearbeitung pflegt Vorgänge, Gutschriften und Buchungsnachweise.
- Lesezugriff sieht den Bestand und die Berichte, etwa für die Geschäftsführung.
Der Kontrollbericht lässt sich nach Hersteller, Status und Zeitraum auswählen und als CSV oder über die Druckansicht als PDF speichern.
Ohne Schnittstellenprojekt
Erstattio arbeitet neben Ihrer Werkstatt- und Händlersoftware. Bestehende Vorgänge und Gutschriften übernehmen Sie über zwei CSV-Vorlagen mit geprüfter Vorschau, neue Vorgänge erfassen Sie von Hand oder per Import.
Herstellerportale, ERP-Systeme und Bankkonten werden nicht automatisch angebunden. Anträge reichen Sie weiterhin beim Hersteller ein, gebucht wird weiterhin in Ihrer Buchhaltung.
Der gesamte Ablauf ist auf der Seite Garantieabwicklung beschrieben. Wie Landtechnik-Händler dasselbe Prinzip in ihrer Saison nutzen, lesen Sie unter Garantieabwicklung für Landtechnik.
Fragen aus dem Baumaschinenhandel
Können Servicetechniker Fotos von der Baustelle ablegen?
Ja, als PNG- oder JPEG-Datei bis 10 MB am jeweiligen Vorgang, ebenso PDF-Dokumente wie Prüfberichte oder das Herstellerschreiben. Jede Datei wird vor dem Speichern auf Schadsoftware geprüft, neue Versionen ersetzen ältere Dateien nicht.
Wie finden wir einen Vorgang zu einer bestimmten Maschine?
Die Suche in den Vorgängen findet Seriennummer, Maschine, Werkstattauftrag, Antragsnummer und Referenz. Leerzeichen, Bindestriche und Punkte spielen dabei keine Rolle, sodass auch unterschiedlich geschriebene Seriennummern gefunden werden.
Brauchen wir für Erstattio eine Schnittstelle zu unserem System?
Nein. Erstattio arbeitet neben Ihrer Werkstatt- und Händlersoftware. Bestehende Daten übernehmen Sie über die CSV-Vorlagen für Vorgänge und Gutschriften oder erfassen sie von Hand. Eine automatische Anbindung an Herstellerportale oder an Ihr ERP-System gibt es nicht.
Prüfen Sie Erstattio mit Ihrem echten Ablauf.
Sechs Wochen, ein Herstellerkonto und ein klar vereinbarter Datenumfang, zum Abschluss ein gemeinsames Ergebnisgespräch. Der Pilot verlängert sich nicht automatisch.