Garantieabwicklung für Land- und Baumaschinenhändler
Eine Garantiereparatur ist erst erledigt, wenn die anerkannte Erstattung als Gutschrift vorliegt und in der Buchhaltung nachgewiesen ist. Erstattio hält diese Kette für jeden Vorgang zusammen – herstellerübergreifend und neben Ihren bestehenden Systemen.
- Herstellerübergreifend
- Jeder Betrag mit Belegbezug
- Bestehende Systeme behalten
Die Belegkette einer Garantiereparatur
Zwischen der Reparatur in der Werkstatt und dem Geld vom Hersteller liegen mehrere Stationen, an denen jeweils andere Personen beteiligt sind. Jede Station erzeugt einen eigenen Beleg und einen eigenen Betrag. Die Garantieabwicklung ist erst abgeschlossen, wenn alle fünf zusammenpassen.
Werkstattauftrag und Reparatur
Die Werkstatt behebt den Schaden und dokumentiert Maschine, Seriennummer und Reparaturdatum. Im Vorgang stehen außerdem der Werkstattauftrag und die verantwortliche Person.
Antrag beim Hersteller
Der Antrag wird über das Herstellerportal oder auf dem vom Hersteller vorgesehenen Weg eingereicht. Erstattio hält Einreichdatum, Antragsnummer und beantragten Betrag fest. Ein Entwurf zählt noch nicht als beantragt.
Herstellerentscheidung
Der Hersteller erkennt an, kürzt oder lehnt ab – vorläufig oder endgültig. Kürzungen werden mit Begründung oder Quellenreferenz am Vorgang dokumentiert.
Gutschrift
Erstattet wird meist per Gutschrift, oft als Sammelgutschrift für viele Anträge. Jeder Teilbetrag wird dem passenden Vorgang ausdrücklich zugeordnet.
Buchungsnachweis
Gebucht wird in Ihrer Buchhaltung. In Erstattio wird festgehalten, dass die Buchung extern erfolgt ist. Erst dann ist der Vorgang finanziell abgestimmt und lässt sich abschließen.
Wo in der Praxis Lücken entstehen
Die meisten offenen Beträge entstehen nicht durch falsche Entscheidungen, sondern an den Übergängen zwischen Werkstatt, Hersteller und Buchhaltung. Typische Lücken sind:
Antrag nie eingereicht
Die Reparatur ist abgeschlossen, der Antrag liegt aber noch als Entwurf vor oder wurde in der Hochphase vergessen.
Entscheidung bleibt aus
Ein eingereichter Antrag wartet seit Wochen auf eine Entscheidung, und niemand fasst beim Hersteller nach.
Kürzung ohne Begründung
Der Hersteller hat weniger anerkannt als beantragt, doch am Vorgang steht nicht, warum.
Gutschrift fehlt
Die Anerkennung liegt vor, die Gutschrift aber noch nicht oder nur zum Teil.
Sammelgutschrift unklar verteilt
Eine Gutschrift deckt viele Anträge ab, und es ist nicht nachvollziehbar, welcher Teil zu welchem Vorgang gehört.
Buchung nicht nachgewiesen
Die Gutschrift ist da, aber in der Buchhaltung nicht zugeordnet – oder ein Storno hat sie wieder aufgehoben.
Wie Erstattio die offenen Punkte sichtbar macht
Jeder Vorgang zeigt beantragt, anerkannt, gutgeschrieben und gebucht als getrennte Zahlen. Teilgutschriften, Kürzungen und Stornos werden nicht miteinander verrechnet und nicht doppelt gezählt. Unbekannte Beträge bleiben unbekannt, statt geschätzt zu werden. Aus diesen Zuständen entstehen Prüfaufgaben mit Grund, Fälligkeit und verantwortlicher Person, zum Beispiel:
- Antrag vorbereiten, wenn sieben Tage nach dem Reparaturdatum keine Einreichung dokumentiert ist.
- Herstellerentscheidung nachfassen, wenn 30 Tage nach der Einreichung keine endgültige Entscheidung vorliegt.
- Kürzung begründen lassen, sobald ein gekürzter Betrag ohne Begründung erfasst ist.
- Ausstehende Gutschrift prüfen, wenn 30 Tage nach der endgültigen Anerkennung die zugeordneten Gutschriften noch nicht passen.
- Buchungsnachweis abgleichen, solange Zuordnung und Buchungsnachweis auseinanderliegen.
Die genannten Zeiträume sind organisatorische Prüfpunkte. Welche Einreichungs- oder Nachweisfristen Ihr Hersteller vorgibt, steht in dessen Bedingungen; Erstattio berechnet sie nicht. Ist eine Abweichung fachlich geklärt, schließt sich die Aufgabe von selbst.
Ein Beispiel mit Kürzung
Ein synthetischer Musterfall: Für eine Hydraulikreparatur werden 1.750 € beantragt. Der Hersteller erkennt 1.500 € an und kürzt 250 €. Die Gutschrift über 1.500 € ist zugeordnet und gebucht.
Musterfall AN-0001 · alle Beträge netto
- Beantragt
- 1.750 €
- Anerkannt
- 1.500 €
- Gekürzt, Begründung fehlt
- 250 €
- Gutgeschrieben
- 1.500 €
- Gebucht
- 1.500 €
Offen ist hier kein Geld, sondern eine Begründung: Gutschrift und Buchung passen zur Anerkennung. Die Aufgabe lautet, die Kürzung zu klären. Eine ungeklärte Kürzung ist noch kein sicherer zusätzlicher Ertrag.
Neben Ihren bestehenden Systemen
Werkstattsoftware, Herstellerportale und Buchhaltung bleiben, wie sie sind. Bestehende Fälle und Gutschriften übernehmen Sie über CSV-Vorlagen mit geprüfter Vorschau oder erfassen sie von Hand. Belege wie Werkstattauftrag, Fotos und Herstellerschreiben liegen mit allen Versionen direkt am Vorgang.
Bewusst nicht dazu gehören das automatische Einreichen von Anträgen, eine Anbindung an Herstellerportale und das Buchen im ERP-System. Die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihrem Team. Wie die einzelnen Rollen damit arbeiten, zeigen die Seiten für Werkstatt und Service und für die Buchhaltung.
Fragen zur Garantieabwicklung
Was gehört alles zur Garantieabwicklung?
Zur Garantieabwicklung gehören die Reparatur mit Werkstattauftrag, der Antrag beim Hersteller, dessen Entscheidung samt möglicher Kürzung, die Gutschrift und ihr Nachweis in der Buchhaltung. Erstattio hält diese Stufen pro Vorgang getrennt fest, damit sichtbar bleibt, an welcher Stelle ein Vorgang gerade steht.
Reicht Erstattio Garantieanträge beim Hersteller ein?
Nein. Anträge stellen Sie weiterhin im Herstellerportal oder auf dem Weg, den der Hersteller vorsieht. Erstattio dokumentiert Einreichdatum, Antragsnummer, Betrag und Entscheidung und erinnert an offene Schritte. Die fachliche Prüfung und die Kommunikation mit dem Hersteller bleiben bei Ihrem Team.
Können wir Garantie, Kulanz und Gewährleistung getrennt erfassen?
Ja. Pro Vorgang halten Sie das Verfahren als Garantie, Kulanz oder Gewährleistung fest oder lassen es als noch unbekannt offen. Erstattio entscheidet nicht, welches Verfahren rechtlich einschlägig ist; das legt Ihr Team anhand der Herstellerbedingungen fest.
Wie kommen bestehende Garantiefälle in Erstattio?
Über die CSV-Vorlage für Vorgänge oder einzeln von Hand. Vor dem Import zeigt eine Vorschau die erkannten Felder, Fehlerzeilen und Dubletten; übernommen wird erst nach Ihrer Bestätigung. Excel-Listen speichern Sie vorher als CSV-Datei in UTF-8.
Prüfen Sie Erstattio mit Ihrem echten Ablauf.
Sechs Wochen, ein Herstellerkonto und ein klar vereinbarter Datenumfang, zum Abschluss ein gemeinsames Ergebnisgespräch. Der Pilot verlängert sich nicht automatisch.