Herstellergutschriften und Sammelgutschriften zuordnen

Eine Sammelgutschrift, mehrere Anträge

Eine Sammelgutschrift fasst die Erstattungen eines Zeitraums oder mehrerer Anträge in einem Beleg zusammen. Für die Buchhaltung ist das ein Betrag, für die Abstimmung sind es viele. Erstattio bildet beides ab: die Gutschrift als einen Beleg und ihre Teilbeträge als bestätigte Zuordnungen zu den einzelnen Vorgängen.

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   Beleg erfassen

   Belegnummer, Hersteller, Belegdatum und Nettobetrag – von Hand oder über die CSV-Vorlage für Gutschriften, mit Vorschau vor dem Import.

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   Teilbeträge zuordnen

   Jedem Vorgang wird sein Anteil zugeordnet. Erstattio zeigt laufend, wie viel vom Beleg noch zuzuordnen ist. Verteilt wird nichts automatisch.

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   Rest prüfen

   Bleibt ein Betrag übrig, gehört er entweder zu einem weiteren Vorgang oder wird ausdrücklich als nicht vorgangsbezogen bestätigt.

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   Buchung bestätigen

   Ist die Gutschrift in Ihrer Buchhaltung gebucht, wird der Buchungsnachweis in Erstattio festgehalten. Damit sind die zugeordneten Vorgänge finanziell abgestimmt.

Wenn ein Rest zu keinem Vorgang gehört

Nicht jede Position einer Sammelgutschrift gehört zu einem Vorgang, den Sie in Erstattio führen. Bevor die Gutschrift vollständig gebucht wird, muss ihr Betrag deshalb entweder ganz zugeordnet sein, oder der Rest wird mit einer Begründung als nicht vorgangsbezogen bestätigt. Das geht bei einem Beleg, der mindestens einem Vorgang zugeordnet ist.

Der bestätigte Rest bleibt am Beleg sichtbar, wird auf keinen Vorgang verteilt und zählt nicht mehr als offene Zuordnung. Weitere Zuordnungen sind gesperrt, bis die Buchungsbestätigung zurückgenommen wird – so bleibt die Begründung immer zum gebuchten Stand passend.

Storno und Teil-Rückbelastung

• Storno einer Gutschrift

  Der Storno ist ein eigener Beleg mit der Nummer und dem Datum des Herstellers. Ursprüngliche Gutschrift, Zuordnungen und Buchungsnachweis bleiben erhalten. Die betroffenen Vorgänge sind wieder offen, bis eine Ersatzgutschrift zugeordnet ist.

• Teil-Rückbelastung

  Nimmt der Hersteller nur einen Teil zurück, wird das als eigener negativer Beleg zur Ursprungsgutschrift erfasst, den Vorgängen dieser Gutschrift zugeordnet und separat gebucht.

• Korrektur vor der Buchung

  Solange eine Rückbelastung weder zugeordnet noch gebucht ist, lässt sie sich einer anderen Gutschrift desselben Herstellers zuordnen oder mit Grund zurückziehen. Sie bleibt als Nachweis erhalten.

Eine Gegenbuchung des Stornos verlangt Erstattio nur, wenn die ursprüngliche Gutschrift vollständig als gebucht bestätigt war. Alle Schritte stehen mit Grund und handelnder Person im Verlauf der betroffenen Vorgänge.

Buchungsnachweis: ganz oder gar nicht

Eine Gutschrift gilt entweder mit ihrem vollständigen Betrag als gebucht oder als nicht gebucht. Anteilige Buchungen werden nicht geschätzt, damit der Nachweis immer einem tatsächlichen Buchungsbeleg entspricht. Die Buchung selbst erfolgt in Ihrer Finanzbuchhaltung; Erstattio dokumentiert, dass sie stattgefunden hat. Eine Bestätigung lässt sich zurücknehmen, wenn sie zu früh erfolgt ist.

Zahlung oder Verrechnung sind eine weitere Stufe, die Erstattio nicht automatisch prüft. Was das für die tägliche Arbeit der Buchhaltung bedeutet, beschreibt die Seite Gutschriften in der Buchhaltung abstimmen.

Offene Differenzen auf einen Blick

Positive und negative Abweichungen verschiedener Vorgänge werden nicht gegeneinander verrechnet. So versteckt eine zu hohe Zuordnung bei einem Vorgang keine fehlende Gutschrift bei einem anderen. Ein Beispiel aus dem synthetischen Musterfall mit Teilgutschrift:

Eine Teilgutschrift ist noch kein Abschluss: 500 € der Anerkennung fehlen als Gutschrift. Die Kürzung von 250 € wird getrennt davon geprüft und nicht mit dem offenen Betrag vermischt.