Garantieabwicklung für Landtechnik-Händler
Im Landtechnikhandel treffen viele Marken, saisonale Spitzen und eine Werkstatt unter Zeitdruck aufeinander. Erstattio bringt Garantie- und Kulanzanträge aller Hersteller in eine gemeinsame Übersicht – vom Werkstattauftrag bis zum Buchungsnachweis.
- Alle Hersteller in einer Liste
- Erinnerung an fehlende Anträge
- Werkstatt und Buchhaltung auf einem Stand
Wenn die Saison die Abwicklung überholt
In der Ernte oder zur Frühjahrsbestellung hat die Reparatur Vorrang: Ein Traktor oder Mähdrescher muss schnell wieder laufen, der Papierkram wartet. Garantieanträge für Landmaschinen werden dann gesammelt und Wochen später nachgearbeitet. Genau in dieser Phase gehen Vorgänge verloren – weil die Reparatur erledigt ist, der Antrag aber nie gestellt wurde, oder weil eine Rückfrage des Herstellers im Postfach liegen bleibt.
Erstattio setzt deshalb früh an. Ein Vorgang lässt sich anlegen, sobald die Reparatur erledigt ist, notfalls zunächst nur mit Maschine, Hersteller und Reparaturdatum. Ist sieben Tage nach dem Reparaturdatum noch keine Einreichung dokumentiert, erscheint die Aufgabe „Antrag vorbereiten“. Nach der Saison sehen Sie auf einen Blick, welche Reparaturen noch keinen Antrag haben.
Mehrere Hersteller, eine Liste
Viele Landtechnik-Händler betreuen mehrere Marken – für Traktoren, Erntetechnik, Bodenbearbeitung, Pflanzenschutz- und Futtererntetechnik. Jeder Hersteller hat eigene Portale, Formulare und Gutschriftformate. Erstattio ordnet jeden Vorgang und jede Gutschrift einem Hersteller zu und zeigt alle in derselben Übersicht.
- Die Übersicht zeigt, wie viel bei den Herstellern noch auf eine Entscheidung und wie viel auf die Gutschrift wartet.
- Der Kontrollbericht lässt sich nach Hersteller, Vorgangsstatus und Zeitraum auswählen, etwa für ein Quartal.
- Jede Gutschrift wird ausdrücklich den Vorgängen zugeordnet, zu denen sie gehört – auch wenn ein Hersteller viele Anträge in einer Sammelgutschrift erstattet.
Erstattio ersetzt die Herstellerportale nicht und ist nicht automatisch mit ihnen verbunden. Anträge reichen Sie weiter dort ein; Erstattio hält fest, was eingereicht und entschieden wurde.
Werkstatt und Buchhaltung auf demselben Stand
In vielen Betrieben kennt die Werkstatt den Antrag und die Buchhaltung die Gutschrift, aber niemand sieht beides zusammen. In Erstattio arbeiten beide im selben Vorgang: Die Serviceleitung dokumentiert Einreichung und Herstellerentscheidung, die Buchhaltung ordnet Gutschriften zu und bestätigt den Buchungsnachweis. Jede Änderung steht mit handelnder Person im Verlauf.
- Serviceleitung
Was ist noch nicht beantragt?
Offene Entwürfe, fehlende Entscheidungen und ungeklärte Kürzungen mit verantwortlicher Person.
- Buchhaltung
Was ist anerkannt, aber nicht gutgeschrieben?
Gutschriften, Zuordnungen und Buchungsnachweise getrennt nach Hersteller und Zeitraum.
- Geschäftsführung
Wo steht der Betrieb insgesamt?
Beantragt, anerkannt, gutgeschrieben und gebucht als getrennte Zahlen, jeweils mit den Vorgängen dahinter.
Typische Vorgänge im Landtechnikhandel
Erstattio ist für die Fälle gedacht, die in der Praxis Arbeit machen. Drei Beispiele, wie sie sich abbilden lassen:
- Garantiefall an einem Traktor: Hydraulikleitung ersetzt, Antrag eingereicht, vollständig anerkannt, über eine Sammelgutschrift des Monats erstattet und gebucht.
- Kulanzantrag nach Ablauf der Garantie: Der Hersteller übernimmt einen Anteil. Anerkennung und Kürzung stehen mit Begründung am Vorgang, das Herstellerschreiben liegt als Beleg dabei. Mehr dazu unter Kulanzanträge nachverfolgen.
- Storno einer Gutschrift: Der Hersteller storniert und schreibt neu gut. Beide Belege bleiben sichtbar, der Vorgang ist bis zur Ersatzgutschrift wieder offen.
So starten Landtechnik-Händler
Bestehende Vorgänge übernehmen Sie über die CSV-Vorlage, die für deutsches Excel vorbereitet ist; Gutschriften über eine zweite Vorlage. Eine Vorschau zeigt vor dem Import, welche Zeilen übernommen werden und welche nicht. Für einen begleiteten Start mit einem Hersteller und Ihren eigenen Daten gibt es den sechswöchigen Pilot. Den allgemeinen Ablauf beschreibt die Seite Garantieabwicklung vom Auftrag bis zur Buchung.
Fragen aus dem Landtechnikhandel
Eignet sich Erstattio für Händler mit mehreren Marken?
Ja, dafür ist es gedacht. Jeder Vorgang und jede Gutschrift gehört zu einem Hersteller, und alle Hersteller erscheinen in derselben Übersicht. Berichte lassen sich nach Hersteller auswählen. Die Herstellerportale selbst bindet Erstattio nicht an.
Was hilft in der Saison, wenn kaum Zeit für Anträge bleibt?
Legen Sie den Vorgang an, sobald die Reparatur erledigt ist, notfalls nur mit Maschine, Hersteller und Reparaturdatum. Ist sieben Tage danach noch keine Einreichung dokumentiert, erscheint die Aufgabe „Antrag vorbereiten“. So geht keine Reparatur verloren, auch wenn der Antrag erst später folgt.
Können wir mehrere Standorte abbilden?
Jeder Vorgang kann einen Standort tragen, auch beim CSV-Import. Die Suche in den Vorgängen findet ihn, und die exportierte Vorgangsliste enthält ihn. Jeder Arbeitsbereich ist für ein Unternehmen gedacht und hat einen eigenen Vertrag.
Prüfen Sie Erstattio mit Ihrem echten Ablauf.
Sechs Wochen, ein Herstellerkonto und ein klar vereinbarter Datenumfang, zum Abschluss ein gemeinsames Ergebnisgespräch. Der Pilot verlängert sich nicht automatisch.