Hersteller-Gutschriften in der Buchhaltung abstimmen
Für die Buchhaltung ist eine Herstellergutschrift ein Beleg mit Nummer, Datum und Betrag. Für den Service ist sie die Antwort auf viele einzelne Anträge. Erstattio verbindet beide Sichten. Erst wenn jeder Euro einer Gutschrift einem Vorgang zugeordnet oder bewusst als Rest begründet ist, passen beide zusammen – bis dahin zeigt Erstattio, was noch offen ist.
- Keine automatische Buchung
- Stornos ohne Doppelzählung
- Exporte als CSV, JSON und PDF
Vom Beleg zum abgestimmten Vorgang
Gutschrift erfassen
Belegnummer, Hersteller, Belegdatum und Nettobetrag – einzeln oder als CSV nach der Vorlage für Gutschriften. Doppelte Belegnummern und fehlerhafte Zeilen zeigt die Vorschau vor dem Import.
Den Vorgängen zuordnen
Die Teilbeträge einer Sammelgutschrift werden den Anträgen zugeordnet, die sie erstattet. Jede Zuordnung wird ausdrücklich bestätigt und steht im Verlauf des Vorgangs.
Extern buchen
Die Buchung erfolgt wie bisher in Ihrer Finanzbuchhaltung. Erstattio greift nicht in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem ein.
Buchungsnachweis bestätigen
In Erstattio wird festgehalten, dass der vollständige Belegbetrag gebucht ist. Danach sind die zugeordneten Vorgänge finanziell abgestimmt.
Anerkannt, gutgeschrieben, gebucht: drei verschiedene Zahlen
Die häufigste Ursache für Missverständnisse zwischen Service und Buchhaltung sind Zahlen, die dasselbe zu meinen scheinen. Erstattio hält sie deshalb strikt getrennt:
Anerkannt
Was der Hersteller in seiner endgültigen Entscheidung übernimmt. Vorläufige Entscheidungen werden getrennt geführt.
Gutgeschrieben
Was davon als Gutschrift vorliegt und dem Vorgang zugeordnet ist, einschließlich zugeordneter Korrekturbelege.
Gebucht
Was davon nachweislich in der Buchhaltung erfasst ist. Eine Gutschrift und ihre Buchung sind keine zwei Erstattungen.
Aus den Abständen zwischen diesen Zahlen ergeben sich die Kontrollgrößen „Anerkannt, Gutschrift offen“ und „Buchungsnachweis offen“. Beträge werden in ganzen Cent gerechnet, nicht gerundet und nicht über verschiedene Vorgänge hinweg verrechnet.
Stornos und Rückbelastungen ohne Doppelzählung
Storniert ein Hersteller eine Gutschrift, wird der Storno als eigener Beleg mit Herstellernummer und Stornodatum erfasst. Ursprüngliche Gutschrift und Buchungsnachweis bleiben erhalten. Eine Gegenbuchung ist nur nötig, wenn die ursprüngliche Gutschrift vollständig als gebucht bestätigt war. Teil-Rückbelastungen sind eigene negative Belege zur Ursprungsgutschrift, die ihren Vorgängen zugeordnet und separat gebucht werden.
Gehört ein Teil einer Sammelgutschrift zu keinem Vorgang in Erstattio, wird dieser Rest beim Buchungsnachweis ausdrücklich mit Begründung bestätigt. Die Details stehen auf der Seite Herstellergutschriften zuordnen.
Exporte für Abschluss und Prüfung
Unter Berichte & Datenübergabe stehen die Daten so bereit, wie Buchhaltung und Controlling sie weiterverwenden:
- Kontrollbericht als CSV mit Auswahl nach Hersteller, Vorgangsstatus und Zeitraum – Monat, Quartal, Jahr oder ein eigener Zeitraum.
- Gutschriften und Buchungen als CSV für den Abgleich mit der Finanzbuchhaltung, ebenfalls nach Hersteller und Zeitraum.
- Druckansicht des Kontrollberichts, die sich im Browser als PDF speichern lässt.
- Fachdaten als JSON mit Vorgängen, Zuordnungen, Aufgaben und Verlauf.
- Gesamtarchiv für die Verwaltung: alle Daten und jede Originalbelegversion in einer Datei, mit Prüfliste.
Die CSV-Dateien lassen sich in Excel öffnen. Zellen, die Excel als Formel deuten könnte, werden dabei entschärft.
Was Erstattio bewusst nicht tut
Erstattio bucht nicht in Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem, gleicht keine Bankumsätze ab und zahlt keine Erstattungen aus. Es ersetzt weder Ihre Finanzbuchhaltung noch deren Belegarchiv. Erstattio kontrolliert die Übergänge zwischen Anerkennung, Gutschrift und Buchungsnachweis – und macht sichtbar, wo sie nicht zusammenpassen.
Wie die Geschäftsführung dieselben Zahlen als Überblick nutzt, beschreibt die Seite Erstattungen im Blick für die Geschäftsführung. Wo die Daten liegen und wie sie gesichert werden, steht unter Datensicherheit und Hosting.
Fragen aus der Buchhaltung
Bucht Erstattio Gutschriften automatisch?
Nein. Gebucht wird in Ihrer Finanzbuchhaltung. In Erstattio bestätigen Sie danach, dass der vollständige Belegbetrag extern gebucht ist; diese Bestätigung lässt sich bei Bedarf zurücknehmen. Anteilige Buchungen werden nicht geschätzt.
Welche Exporte gibt es für die Buchhaltung?
Den Kontrollbericht und eine Liste der Gutschriften und Buchungen als CSV, jeweils mit Auswahl nach Hersteller und Zeitraum, dazu eine Druckansicht zum Speichern als PDF und die Fachdaten als JSON. Die Verwaltung kann außerdem ein Gesamtarchiv mit allen Originalbelegen herunterladen.
Was tun mit einem Gutschriftbetrag, der zu keinem Vorgang gehört?
Gehört ein Rest einer Sammelgutschrift zu keinem Vorgang in Erstattio, bestätigen Sie das beim Buchungsnachweis ausdrücklich mit Begründung. Der Rest bleibt am Beleg sichtbar, wird auf keinen Vorgang verteilt und zählt nicht mehr als offene Zuordnung.
Gleicht Erstattio Zahlungen auf dem Bankkonto ab?
Nein. Erstattio kontrolliert Anerkennung, Gutschrift und Buchungsnachweis. Ob und wann ein Betrag gezahlt oder verrechnet wurde, prüfen Sie weiterhin in Ihrer Buchhaltung; eine automatische Bankabstimmung gehört nicht zum Umfang.
Prüfen Sie Erstattio mit Ihrem echten Ablauf.
Sechs Wochen, ein Herstellerkonto und ein klar vereinbarter Datenumfang, zum Abschluss ein gemeinsames Ergebnisgespräch. Der Pilot verlängert sich nicht automatisch.