Garantieanträge: Excel-Übersicht mit CSV-Vorlagen
Eine übersichtliche Liste verbindet Werkstattauftrag, Herstellerantrag und Entscheidung. Laden Sie die CSV-Vorlagen ohne Anmeldung herunter, bearbeiten Sie sie in Excel und prüfen Sie Ihre bestehenden Vorgänge vor der Übernahme in Erstattio.
- Zwei kostenlose CSV-Dateien
- Deutsche Spaltennamen
- Import erst nach Vorschau
Vorlagen für Vorgänge und Gutschriften herunterladen
Die Dateien sind CSV-Tabellen für Excel, keine XLSX-Arbeitsmappen mit Formeln. Die Vorgangsliste enthält Antrags- und Entscheidungsfelder; die zweite Datei erfasst Hersteller-Gutschriften. Beide lassen sich auch als lokale Arbeitsliste verwenden. Eine Verbindung zum Herstellerportal oder eine automatische Antragsübermittlung entsteht dadurch nicht.
So bereiten Sie die Tabelle in Excel vor
Datei mit passenden Formaten öffnen
Öffnen Sie die CSV in Excel. Steht alles in einer Spalte, nutzen Sie den Text-/CSV-Import: UTF-8 als Zeichensatz, Semikolon als Trennzeichen. Referenzen, Antragsnummern und Seriennummern als Text behandeln, damit führende Nullen erhalten bleiben.
Beispielzeilen vollständig ersetzen
Alle mitgelieferten Angaben sind erfunden. Löschen Sie die komplette Beispielzeile oder ersetzen Sie sämtliche Beispielwerte durch Ihren eigenen Vorgang. Ersetzen Sie auch die übrigen Beispieldaten, damit keine erfundenen Angaben in Ihren Bestand geraten. Die Importprüfung erkennt mit BEISPIEL markierte Referenzen.
Beträge und Daten prüfen
Beträge sind netto in EUR, beispielsweise 1.250,00. Daten stehen als TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT. Eine leere Anerkennung ist unbekannt; 0,00 bedeutet einen bestätigten Nullbetrag. Tragen Sie das tatsächliche Einreichdatum ein, sobald der Antrag eingereicht wurde.
Als UTF-8-CSV speichern
Exportieren Sie das bearbeitete Tabellenblatt als CSV in UTF-8. XLSX-Dateien werden nicht direkt übernommen. Erstattio erkennt Semikolon, Komma und Tabulator als Trennzeichen. Kontrollieren Sie nach dem Export Umlaute, Dezimalstellen und Ihre Textreferenzen.
Diese Spalten enthält die Vorgangsvorlage
- Pflichtfelder: Referenz, Titel, Hersteller, Maschine und Antragsbetrag. Die Referenz ist Ihre Vorgangsnummer; eine separate Antragsnummer ersetzt sie nicht automatisch.
- Zuordnung und Bearbeitung: Seriennummer, Reparaturdatum, Einreichdatum, Antragsnummer, Werkstattauftrag, Verantwortlich, Standort und Verfahren. Das Verfahren kann Garantie, Kulanz oder Gewährleistung sein; Unbekanntes bleibt leer.
- Herstellerentscheidung: Anerkannt, Zusatzanerkennung, Abgelehnt, Abschliessend, Entscheidungsdatum, Kuerzungsgrund und Notiz. Die Schreibweisen entsprechen den heruntergeladenen Spaltenüberschriften.
Bei dokumentierter Einreichung braucht der Vorgang eine Antragsnummer und einen positiven Antragsbetrag. Eine abschließende Entscheidung benötigt bekannte anerkannte und abgelehnte Beträge. Das Entscheidungsdatum gehört nur zu Abschliessend = ja; es darf weder vor der Einreichung noch in der Zukunft liegen.
Gutschriften getrennt erfassen und den Import prüfen
Die Gutschriftvorlage enthält Belegnummer, Hersteller, Belegdatum, Nettobetrag und Waehrung. Die ersten vier Angaben sind Pflicht; Waehrung darf leer bleiben oder EUR enthalten. Importieren Sie positive Originalgutschriften. Stornos und Teil-Rückbelastungen erfassen Sie später am Originalbeleg. Zuordnung und Buchungsnachweis werden nicht durch die CSV bestätigt.
Wählen Sie in Erstattio die passende Importquelle und prüfen Sie Vorschau, Fehler und Dubletten. Unbekannte Spalten benötigen Ihre ausdrückliche Zustimmung zum Ignorieren; gültige Teilmengen Ihre Bestätigung. Grenzen je Datei: 1 MiB, 5.000 Datenzeilen, 100 Spalten. Teilen Sie größere Bestände auf.
Die Checkliste für Garantieanträge hilft bei der Übergabe zwischen Werkstatt, Service und Buchhaltung. Wie aus dem erfassten Beleg ein abgestimmter Vorgang wird, zeigt Herstellergutschriften zuordnen.
Fragen zur Excel-Vorlage
Sind die Garantievorlagen echte Excel-Dateien?
Die Downloads sind CSV-Dateien mit Semikolon als Trennzeichen und UTF-8-Zeichenkodierung. Sie können sie in Excel öffnen und bearbeiten. Für den Import in Erstattio speichern Sie die fertig ausgefüllte Tabelle wieder als CSV in UTF-8. XLSX-Dateien werden nicht direkt importiert.
Kann ich die Vorlagen ohne Erstattio-Zugang herunterladen?
Ja. Beide CSV-Vorlagen sind öffentlich und ohne Anmeldung oder E-Mail-Adresse erreichbar. Die enthaltenen Musterzeilen zeigen das Format. Ersetzen Sie diese vollständig durch eigene Vorgänge oder Gutschriften, bevor Sie einen Import vorbereiten; unveränderte Musterzeilen werden abgewiesen.
Werden Gutschriften beim Import automatisch zugeordnet?
Nein. Die Gutschriftenvorlage erfasst den Beleg mit Referenz, Hersteller, Datum und positivem Nettobetrag. Zuordnung zu Vorgängen und Buchungsnachweis sind eigene, ausdrücklich bestätigte Schritte. Die Vorschau übernimmt erst nach Ihrer Bestätigung gültige Daten.
Prüfen Sie Erstattio mit Ihrem echten Ablauf.
Sechs Wochen, ein Herstellerkonto und ein klar vereinbarter Datenumfang, zum Abschluss ein gemeinsames Ergebnisgespräch. Der Pilot verlängert sich nicht automatisch.