Garantieverwaltung: Welche Software passt zu Ihrem Betrieb?
Für die Garantieverwaltung braucht ein Maschinenhändler einen nachvollziehbaren Weg vom Werkstattauftrag bis zum Buchungsnachweis. Welche Software dafür passt, hängt davon ab, was Ihre Herstellerportale und Ihr Händlersystem bereits leisten und welche Abstimmung Ihr Team zusätzlich braucht.
- Eigenen Ablauf prüfen
- Vorhandene Funktionen einbeziehen
- Mit echten Daten entscheiden
Welche Aufgabe soll die Software übernehmen?
Trennen Sie vor der Auswahl vier Aufgaben: die Reparatur dokumentieren, den Antrag einreichen, die Herstellerentscheidung nachhalten und die Gutschrift mit der Buchhaltung abstimmen. Eine einzelne Statusangabe „erledigt“ erklärt noch nicht, welche dieser Aufgaben abgeschlossen ist. Der Ablauf der Garantieabwicklung zeigt die einzelnen Belegstufen.
Herstellerportal
Das Portal ist der vom jeweiligen Hersteller vorgesehene Arbeitsweg. Prüfen Sie dort Antragstellung, Rückfragen, Status und verfügbare Exporte. Umfang und Regeln richten sich nach dem Hersteller.
Excel-Liste
Eine selbst gepflegte Übersicht kann bei überschaubarem Bestand ausreichen. Vereinbaren Sie eindeutige Referenzen, getrennte Betragsspalten, Verantwortliche und einen gemeinsamen Ablageort für die zugehörigen Belege.
Händlersoftware oder DMS
Prüfen Sie Ihre vorhandenen Garantiemodule und deren Einrichtung. Ein DMS kann bereits Anträge und verknüpfte Belege abbilden. Entscheidend ist, ob Ihr Team damit den benötigten Kontrollstand zuverlässig erreicht.
Erstattio als ergänzende Kontrolle
Erstattio führt Vorgänge verschiedener Hersteller, Entscheidungen, Gutschriften, Buchungsnachweise und Prüfaufgaben zusammen. Ihr Team pflegt Daten von Hand oder übernimmt sie über die CSV-Vorlagen.
Vorhandene Funktionen verdienen einen konkreten Blick: Die TRASER-Dokumentation zu Garantieanträgen beschreibt beispielsweise eigene Anträge und verknüpfte Gutschriften. Daraus folgt keine Aussage über die Einrichtung Ihres Betriebs.
Vier Fragen für Ihren Systemvergleich
- Ist jeder Antrag auffindbar? Suchen Sie nach Hersteller, Antragsnummer, Maschine und Werkstattauftrag. Prüfen Sie auch einen Fall, den eine andere Person angelegt hat.
- Sind die Beträge getrennt? Beantragt, endgültig anerkannt, gutgeschrieben und gebucht brauchen jeweils einen eigenen Nachweis. Eine Kürzung bleibt als fachlicher Prüfpunkt erkennbar.
- Wer übernimmt den nächsten Schritt? Testen Sie die Übergabe zwischen Werkstatt, Garantieverantwortlichen und Buchhaltung. Zu einem offenen Punkt gehören eine verantwortliche Person und ein Termin.
- Können Sie den Stand wieder herausgeben? Prüfen Sie Berichte, Datenexport und Zugriff auf Originalbelege mit den Rollen, die Ihr Team tatsächlich nutzt.
Den Vergleich mit einem Musterfall durchführen
Nehmen Sie einen abgeschlossenen Vorgang aus Ihrem Betrieb und zeichnen Sie seinen Datenweg nach. Ein synthetisches Zahlenbeispiel hilft beim Prüfen der Darstellung:
Antrag und Entscheidung unterscheiden
Beantragt sind 1.750 €, endgültig anerkannt 1.500 € und abgelehnt 250 €. Die Entscheidung und ihre Begründung müssen zum richtigen Antrag gehören.
Eine Teilgutschrift zuordnen
Von den anerkannten 1.500 € sind 1.000 € gutgeschrieben. Als Gutschrift offen bleiben 500 €. Die 250 € Kürzung werden separat geprüft.
Den Buchungsnachweis ergänzen
Die Buchhaltung bestätigt die externe Buchung des zugeordneten Belegs. Der Betrag wird dadurch kein zweites Mal zur Erstattung addiert.
Wie mehrere Anträge auf einem Beleg zusammenkommen, erklärt die Anleitung zu Hersteller- und Sammelgutschriften.
Die Datenübernahme vor dem Kauf prüfen
Klären Sie, welche Dateien Ihr bestehendes System liefert und wer sie regelmäßig vorbereitet. Für Erstattio gibt es getrennte CSV-Vorlagen für Vorgänge und Gutschriften mit einer Vorschau vor der bestätigten Übernahme. Die Excel- und CSV-Anleitung erläutert die Vorbereitung. Eine Checkliste für Garantieanträge unterstützt die interne Übergabe.
Wenn Ihr bestehender Ablauf alle benötigten Kontrollen zuverlässig abdeckt, entsteht durch ein weiteres Werkzeug kein automatischer Mehrwert. Erstattio ist für Betriebe gedacht, die eine gemeinsame Übersicht über mehrere Hersteller und die Abstimmung mit der Buchhaltung benötigen. Herstellerkontakte, Antragstellung und Buchung führt Ihr Team weiterhin in den jeweiligen Systemen aus.
Fragen zur passenden Garantieverwaltung
Brauchen wir ein neues DMS für die Garantieverwaltung?
Prüfen Sie zuerst, welche Garantiemodule Ihre vorhandene Händlersoftware bereits enthält und wie sie eingerichtet sind. Wenn Anträge, Entscheidungen und Belege damit zuverlässig abgestimmt werden, braucht es kein zusätzliches Werkzeug. Erstattio ergänzt einen vorhandenen Ablauf, wenn eine gemeinsame Kontrolle über Hersteller und Abteilungen hinweg fehlt.
Verbindet Erstattio unsere Herstellerportale automatisch?
Nein. Anträge und Rückfragen bearbeiten Sie weiterhin auf dem vorgesehenen Weg des Herstellers. In Erstattio erfassen Sie Vorgänge, Entscheidungen und Gutschriften von Hand oder über die CSV-Vorlagen mit bestätigter Vorschau. Erstattio reicht keine Anträge ein und schreibt keine Buchungen in Ihr ERP.
Wie prüfen wir, ob sich die zusätzliche Software lohnt?
Gehen Sie einen vollständigen Vorgang vom Werkstattauftrag bis zum Buchungsnachweis durch: Sind Referenzen, Beträge, Belege und Zuständigkeiten auffindbar? Vergleichen Sie den nötigen Pflegeaufwand mit Ihrem heutigen Ablauf. Im sechswöchigen, separat vereinbarten Pilot wird der konkrete Datenweg mit historischen und neuen Fällen geprüft; ein bestimmter Erstattungsmehrbetrag wird nicht versprochen.
Prüfen Sie Erstattio mit Ihrem echten Ablauf.
Sechs Wochen, ein Herstellerkonto und ein klar vereinbarter Datenumfang, zum Abschluss ein gemeinsames Ergebnisgespräch. Der Pilot verlängert sich nicht automatisch.