Datensicherheit und Hosting bei Erstattio
In Erstattio liegen Belege, Beträge und Herstellerentscheidungen Ihres Betriebs. Hier steht, wo diese Daten liegen, wer darauf zugreifen kann und wie Sie sie jederzeit wieder herausbekommen – nüchtern und ohne Siegel, die wir nicht haben.
- Server in Deutschland
- Verschlüsselte Sicherungen in der EU
- Export jederzeit
Wo Ihre Daten liegen
- Datenbank und Belege
Server in Deutschland
Konten, Arbeitsbereiche und Originalbelege liegen auf einem Server von IONOS mit Standort in Deutschland. Jeder Arbeitsbereich hat eine eigene Datenbankdatei.
- Sicherungen
Täglich, verschlüsselt, in der EU
Eine tägliche Sicherung wird zusätzlich verschlüsselt in einem Cloudflare-Speicher mit EU-Standort abgelegt und 35 Tage aufbewahrt. Die Wiederherstellung aus dieser Kopie wurde getestet.
- Website und App
Cloudflare davor
Cloudflare übernimmt das DNS und arbeitet als HTTPS-Proxy und CDN vor Website und App (Anmeldung und Arbeitsbereich). Alle Anfragen laufen über Cloudflare, auch Beträge sowie das Hoch- und Herunterladen von Belegen, und können dabei auch außerhalb der EU verarbeitet werden.
- E-Mail
Resend, Versandregion Irland
Einladungen, Links zum Zurücksetzen des Passworts und Aufgabenmails verschickt Resend aus der Versandregion Irland.
- Zahlung
Stripe
Bestellung und Abo-Verwaltung laufen über den Checkout und das Kundenportal von Stripe. Erstattio speichert keine Kartendaten.
Eine Verarbeitung aller Dienstleister ausschließlich innerhalb der EU sichern wir nicht zu. Welche Daten wofür an wen gehen, beschreiben die Datenschutzhinweise.
Wer auf Ihre Daten zugreifen kann
- Jede Person meldet sich mit einem eigenen Zugang an; gemeinsam genutzte Konten sind nicht vorgesehen. Teammitglieder kommen nur über eine persönliche Einladung der Verwaltung dazu.
- Drei Rollen begrenzen, was jemand darf: Verwaltung organisiert Zugänge und Abo, Bearbeitung pflegt Vorgänge, Gutschriften und Buchungsnachweise, Lesezugriff sieht den Bestand. Der Server prüft die Rolle bei jeder Anfrage.
- Arbeitsbereiche sind voneinander getrennt. Eine Anfrage liefert nur Daten des Arbeitsbereichs, für den die angemeldete Person freigeschaltet ist.
- Ein deaktivierter Zugang endet sofort, laufende Sitzungen eingeschlossen. Nach mehreren falschen Passwörtern wird die Anmeldung für ein Konto vorübergehend gesperrt.
- Jede Änderung an Vorgängen, Gutschriften und Belegen steht mit der handelnden Person und dem Zeitpunkt im Verlauf.
Anmeldung mit zweitem Faktor
Zusätzlich zum Passwort lässt sich die Anmeldung mit einer Authenticator-App absichern. Jede Person richtet den zweiten Faktor in ihren Einstellungen selbst ein. Bevor der Schlüssel erscheint, bestätigt sie dies mit einem einmaligen Code aus ihrer E-Mail. Dazu gibt es zehn einmalige Wiederherstellungscodes für den Fall, dass das Telefon fehlt. Der QR-Code dafür entsteht direkt in Ihrem Browser, ohne externen Dienst.
Der zweite Faktor ist nicht für alle Konten vorgeschrieben. Wir empfehlen ihn für jede Person, mindestens aber für alle mit Verwaltungsrechten.
Belege: geprüft und versioniert
Neue Belege und jede neue Version werden vor dem Speichern mit einem eigenen Virenscanner (ClamAV) geprüft, der nur für Erstattio läuft. Auffällige Dateien werden abgelehnt; ist der Scanner nicht erreichbar, nimmt Erstattio keine neuen Dateien an. Eine Prüfung ohne Befund ist allerdings keine Garantie, dass eine Datei frei von jeder Schadsoftware ist.
Ältere Versionen bleiben unverändert erhalten, und jede Datei trägt eine SHA-256-Prüfsumme. So lässt sich auch später zeigen, dass ein Beleg nicht verändert wurde.
Ihre Daten bleiben Ihre Daten
Kontrollbericht und Listen stehen als CSV bereit, die Fachdaten als JSON. Die Verwaltung kann jederzeit ein Gesamtarchiv herunterladen: alle Vorgänge, Gutschriften, Aufgaben und der Verlauf, dazu jede Belegversion als unveränderte Originaldatei und eine Prüfliste. Das Gesamtarchiv steht auch ohne aktives Abo bereit, etwa für Ihre Aufbewahrung oder einen Anbieterwechsel.
Den AV-Vertrag nehmen Sie bei der Online-Bestellung zusammen mit dem Abo-Vertrag an; beide sind vorab öffentlich einsehbar.
Was wir nicht behaupten
Erstattio hat keine Sicherheitszertifizierung und keine zugesicherte revisionssichere Archivierung. Wir schreiben nicht, dass Daten Deutschland nie verlassen: Sicherungskopien, der HTTPS-Proxy vor Website und App, E-Mail und Zahlung nutzen die genannten Dienstleister. Was wir zusagen, steht in Datenschutzhinweisen, Abo-Vertrag und AV-Vertrag. Antworten auf weitere Fragen finden Sie unter Häufige Fragen.
Fragen zu Datenschutz und Sicherheit
Wo werden unsere Daten gespeichert?
Datenbanken und Belege liegen auf einem Server von IONOS mit Standort in Deutschland. Verschlüsselte Sicherungskopien liegen zusätzlich in einem Cloudflare-Speicher mit EU-Standort. Cloudflare arbeitet außerdem als HTTPS-Proxy und CDN vor Website und App, sodass alle Anfragen über Cloudflare laufen, auch die Ihres Arbeitsbereichs. Systemmails versendet Resend mit Versandregion Irland.
Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja. Der AV-Vertrag ist öffentlich einsehbar und wird bei der Online-Bestellung zusammen mit dem Abo-Vertrag angenommen. Die angenommenen Fassungen bleiben in Ihrer Bestellbestätigung gespeichert und lassen sich dort als Text sichern.
Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht?
Nein. Jede Person aktiviert sie selbst in ihren Einstellungen mit einer Authenticator-App und erhält dabei zehn einmalige Wiederherstellungscodes. Wir empfehlen sie für alle Zugänge, besonders für Personen mit Verwaltungsrechten.
Was passiert mit unseren Daten nach einer Kündigung?
Eine Kündigung löscht den Arbeitsbereich nicht automatisch. Nach dem Ende des Abos sind Änderungen gesperrt, Lesen und Export bleiben möglich. Löschung oder Übergabe der Daten richten sich nach dem AV-Vertrag.
Prüfen Sie Erstattio mit Ihrem echten Ablauf.
Sechs Wochen, ein Herstellerkonto und ein klar vereinbarter Datenumfang, zum Abschluss ein gemeinsames Ergebnisgespräch. Der Pilot verlängert sich nicht automatisch.