Garantieantrag: Checkliste für Ihre Werkstatt

Eine Checkliste je Vorgang verwenden

Haken Sie die geprüften Punkte im Browser ab oder drucken Sie die Seite über das Browsermenü. Zum Speichern einer Druckfassung wählen Sie dort PDF. Die Häkchen werden nicht in Erstattio gespeichert. Notieren Sie auf dem Ausdruck Vorgangsreferenz, verantwortliche Person und Prüfdatum.

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   Vorbereiten

   Werkstatt und Service führen Maschinenbezug, Reparaturnachweise und die aktuellen Herstelleranforderungen zusammen.

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   Einreichen und nachhalten

   Die zuständige Person dokumentiert tatsächliche Einreichung, Rückfragen und belegte Entscheidung.

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   Finanziell abstimmen

   Gutschrift zuordnen, Buchungsnachweis prüfen und verbleibende Aufgaben klären, bevor der Vorgang geschlossen wird.

1. Maschine, Reparatur und Unterlagen prüfen

• Hersteller, Maschinenmodell und Seriennummer stimmen mit Werkstattauftrag und Antrag überein. Der Vorgang hat eine eindeutige interne Referenz, einen Verantwortlichen und eine Vertretung.
• Reparaturdatum, Fehlerbeschreibung, Diagnose und ausgeführte Arbeiten sind nachvollziehbar dokumentiert. Erforderliche Fotos, Prüfprotokolle und Teileangaben lassen sich dem richtigen Auftrag zuordnen.
• Arbeitszeiten, Teile und beantragte Nettobeträge sind anhand ihrer Quellen geprüft. Nicht belegte Werte sind als offen markiert; fehlende Angaben werden einer Person zur Klärung zugewiesen.
• Aktuelle Herstellervorgaben sind geprüft: Antragsweg, benötigte Angaben, gegebenenfalls Freigabe, Teileaufbewahrung oder Rücksendung. Herstellerbezogene Termine werden mit Quelle und zuständiger Person festgehalten.

2. Einreichung und Herstellerentscheidung festhalten

• Das Verfahren ist anhand der konkreten Bedingungen geklärt. Garantie, Gewährleistung und Kulanz werden getrennt geführt; die interne Kennzeichnung ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls.
• Der Antrag wurde tatsächlich auf dem vorgesehenen Weg eingereicht. Antragsnummer, Einreichdatum, Betrag und Einreichbestätigung sind hinterlegt; ein gespeicherter Entwurf zählt nicht als Einreichung.
• Rückfragen und nachgereichte Unterlagen stehen mit Datum am Vorgang. Die nächste interne Wiedervorlage hat einen Verantwortlichen; sie wird von einem konkreten Herstellertermin unterschieden.
• Die Entscheidung liegt als Quelle vor. Anerkannter und abgelehnter Betrag, zusätzliche Anerkennung, Begründung und Entscheidungsdatum sind geprüft. Vorläufige und abschließende Antworten bleiben unterscheidbar.

3. Gutschrift und Buchungsnachweis getrennt abschließen

• Die Gutschrift liegt mit Hersteller, Originalbelegnummer, Datum und Nettobetrag vor. Bei einer Sammelgutschrift sind die Teilbeträge ausdrücklich den passenden Anträgen zugeordnet; ungeklärte Reste bleiben sichtbar.
• Anerkennung und zugeordnete Gutschriften passen zusammen. Teilgutschriften, Kürzungen, Stornos und Rückbelastungen sind einzeln geprüft. Eine offene Differenz erhält eine konkrete nächste Aufgabe.
• Die Buchhaltung hat den vollständigen Beleg extern gebucht und den Buchungsnachweis bestätigt. Eine vorliegende Gutschrift beweist allein weder ihre Buchung noch eine Bankzahlung.
• Alle erforderlichen Nachweise sind auffindbar, offene Punkte geklärt und das Ergebnis dokumentiert. Neue Korrekturbelege werden weiter geprüft, auch wenn der ursprüngliche Vorgang bereits abgeschlossen war.

• Werkstatt: Reparatur und technische Nachweise bereitstellen.
• Service: Antrag, Rückfragen und Entscheidung verfolgen.
• Buchhaltung: Gutschriftzuordnung und Buchungsnachweis abstimmen.

Für die gemeinsame Arbeitsliste gibt es die kostenlosen Excel-/CSV-Vorlagen. Den vollständigen Ablauf beschreibt Garantieabwicklung vom Auftrag bis zur Buchung; die Übergabe erklärt die Seite für die Buchhaltung.