Die Garantie-Übersicht für Service- und Werkstattleitung
Als Serviceleitung wollen Sie wissen, welche Reparaturen noch keinen Antrag haben, wo der Hersteller nicht entschieden hat und wer sich kümmert. Erstattio beantwortet das auf einer Seite – mit den Belegen direkt am Vorgang.
- Offene Anträge auf einen Blick
- Aufgaben mit verantwortlicher Person
- Belege mit Versionen
Was die Übersicht zeigt
Die Übersicht ist der Start in den Arbeitstag. Sie ordnet alle Vorgänge nach ihrem Stand und zeigt, was als Nächstes zu tun ist:
- Stand
Wo Ihre Vorgänge stehen
In Vorbereitung, Entscheidung offen, entschieden mit offenem Abschluss oder abgeschlossen – mit der Zahl der Vorgänge je Stufe.
- Beträge
Noch offen bei Herstellern
Wie viel auf eine Herstellerentscheidung wartet und wie viel bereits anerkannt ist, aber noch auf die Gutschrift wartet. Unbekannte Beträge bleiben unbekannt.
- Aufgaben
Als Nächstes bearbeiten
Die fälligen Prüfaufgaben mit Fälligkeitsdatum, jeweils mit direktem Weg zum Vorgang.
Aufgaben mit Grund und Verantwortlichem
Prüfaufgaben entstehen aus festen Regeln, nicht aus Bauchgefühl. Jede nennt ihren Grund, ihre Fälligkeit, ihre Priorität und die verantwortliche Person:
- Antrag vorbereiten – sieben Tage nach dem Reparaturdatum ist keine Einreichung dokumentiert.
- Herstellerentscheidung nachfassen – 30 Tage nach der Einreichung fehlt noch eine endgültige Entscheidung.
- Kürzung begründen lassen – ein gekürzter Betrag ist ohne Begründung erfasst.
- Entscheidungsbeträge prüfen – Anerkennung und Ablehnung zusammen übersteigen den beantragten Betrag.
Aufgaben lassen sich erledigen, einer anderen Person übertragen oder auf einen späteren Tag wieder vorlegen. Ist die Abweichung fachlich geklärt, schließt sich eine Regelaufgabe von selbst; tritt sie erneut auf, öffnet sie sich wieder. Auf Wunsch fasst eine tägliche E-Mail die anstehenden Aufgaben zusammen.
Die Zeiträume sind interne Erinnerungen, keine Herstellerfristen. Herstellerfristen stehen in den Bedingungen Ihres Herstellers und werden von Erstattio nicht berechnet.
Belege direkt am Vorgang
Werkstattauftrag, Schadensfotos, Prüfberichte und das Schreiben des Herstellers gehören zum Vorgang, nicht in ein Postfach. In Erstattio legen Sie PDF-, PNG- und JPEG-Dateien bis 10 MB direkt am Vorgang ab.
- Jede neue Version wird zusätzlich gespeichert; ältere Dateien bleiben unverändert erhalten.
- Jede Datei erhält eine SHA-256-Prüfsumme, mit der sich später zeigen lässt, dass sie unverändert ist.
- Neue Dateien werden vor dem Speichern auf Schadsoftware geprüft. Ist keine Prüfung möglich, wird der Upload abgelehnt.
- Ein Beleg ändert keine Beträge, Zuordnungen oder Buchungsnachweise – er dokumentiert sie.
Der Vorgang auf einen Blick
Öffnen Sie einen Vorgang, steht der nächste sinnvolle Schritt oben: Einreichung dokumentieren, Entscheidung erfassen, Gutschrift zuordnen oder abschließen. Darunter folgen Vorgangsdaten, Beträge, Belege, Aufgaben und der Verlauf mit allen Änderungen und der jeweils handelnden Person.
Die Suche findet Vorgänge über Referenz, Antragsnummer, Werkstattauftrag, Maschine, Seriennummer, verantwortliche Person und Standort. Wird ein Vorgang nicht weiterverfolgt, ziehen Sie ihn mit Grund zurück: Er bleibt mit Verlauf und Belegen erhalten, zählt aber in keiner Summe mehr.
Was bei Ihrem Team bleibt
Erstattio entscheidet keine Ansprüche und schreibt keine Hersteller an. Ob ein Antrag gestellt, eine Kürzung akzeptiert oder eine Rückfrage geschickt wird, entscheidet Ihr Team. Erstattio sorgt dafür, dass diese Entscheidungen dokumentiert und nicht vergessen werden. Wie Kulanzfälle mit Teilanerkennung laufen, beschreibt die Seite Kulanzanträge nachverfolgen; wie es nach der Entscheidung in der Buchhaltung weitergeht, steht unter Gutschriften abstimmen.
Fragen aus Werkstatt und Service
Ersetzt Erstattio unsere Werkstattsoftware?
Nein. Aufträge, Arbeitszeiten und Teile bleiben in Ihrer Werkstattsoftware. Erstattio übernimmt nur, was für die Erstattung zählt: Werkstattauftrag, Maschine, Seriennummer, Reparaturdatum, Antrag und Herstellerentscheidung – per CSV-Vorlage oder von Hand.
Wer kümmert sich um welche Aufgabe?
Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person. Sie kommt aus dem Vorgang und lässt sich an der Aufgabe ändern. In der Aufgabenliste filtern Sie nach Priorität und suchen nach Namen, sodass jede Person ihre eigenen offenen Punkte schnell findet.
Welche Belege können wir am Vorgang ablegen?
PDF-, PNG- und JPEG-Dateien bis 10 MB, etwa den Werkstattauftrag, Schadensfotos oder das Herstellerschreiben. Jede neue Version wird zusätzlich gespeichert, ältere Dateien bleiben unverändert erhalten. Neue Dateien werden vor dem Speichern auf Schadsoftware geprüft.
Gibt es Erinnerungen per E-Mail?
Auf Wunsch ja. Die Verwaltung gibt Aufgabenmails für den Arbeitsbereich frei, danach abonniert jede Person ihre tägliche Übersicht selbst. Die Mail nennt die Zahl der anstehenden Aufgaben und führt in den Arbeitsbereich; Beträge stehen nicht darin.
Prüfen Sie Erstattio mit Ihrem echten Ablauf.
Sechs Wochen, ein Herstellerkonto und ein klar vereinbarter Datenumfang, zum Abschluss ein gemeinsames Ergebnisgespräch. Der Pilot verlängert sich nicht automatisch.